• 10 ноября 2021

Как учесть все расходы на новогодний корпоратив

Приближается конец года, а значит впереди новогодние корпоративы и различные развлекательные и бизнес-мероприятия. Праздник пройдет, а бухгалтерия останется учитывать понесенные расходы и их налоговые последствия.

Как правильно учесть расходы? Как в новом году не получить от налоговых органов доначисления по налогу на прибыль организаций, НДС, НДФЛ и страховым взносам?

Если празднованием грядущего нового года для коллектива компании все более или менее понятно (затраты в составе расходов по налогу на прибыль организаций и УСН не учитываются, НДФЛ и страховые взносы начисляются лишь в случае, если возможно установить сумму доходов каждого сотрудника), то как быть с корпоративным мероприятием для партнеров и клиентов?

Многие компании стремятся совместить приятное с полезным – поздравление партнеров с подведением итогов сотрудничества или презентацией новых продуктов и услуг. После официальной части бизнес-мероприятия может быть организован выезд в ресторан, загородный парк-отель, организована развлекательная программа.

В данном случае необходимо разделить произведенные затраты на рекламные и представительские, а также затраты, не относящиеся к производственной деятельности организации. Кроме того, возникают затраты, которые можно персонифицировать (проживание гостей в отеле, проезд к месту празднования, подарки). Исходя из указанной градации расходов, применяется различный подход по налогу на прибыль организаций, НДС, НДФЛ, страховым взносам. При этом, руководствоваться необходимо именно Налоговым кодексом РФ, а не письмами Минфина РФ или прочими разъяснениями, поскольку письма и разъяснения Минфина или ФНС носят лишь информационный характер, излагают частное мнение и не являются законодательными актами.

Налог на прибыль организаций и НДС

Затраты на корпоративную часть мероприятия (ресторанное обслуживание, развлекательная программа в полном объеме, украшение офиса, цеха и банкетного зала, проживание и оплата проезда гостей к месту празднования и т.п.) нельзя учесть в составе расходов при исчислении налога на прибыль организаций, а также принять к вычету при исчислении НДС (п.2 ст.264, п. 29 ст. 270, п. 2 ст. 346.16 НК РФ), поскольку не имеется их экономического обоснования.

При этом у предприятия все же имеется возможность уменьшить налог на прибыль организаций и принять НДС к вычету при условии, что мероприятие оформлено в качестве деловой встречи с партнерами, либо организовано с целью привлечения новых клиентов. В данном случае необходимо наличие следующих документов:

- приказ на проведение представительского мероприятия для существующих партнеров и привлечения новых клиентов;

- смета на представительские расходы;

- договоры, акты выполненных работ, в которых указано, что расходы произведены в связи с проведением официального (не развлекательного) мероприятия.

Кроме того, у предприятия должны быть в наличии подтверждения тому, что на мероприятие приглашены партнеры и клиенты, а целью мероприятия должно являться поддержание сотрудничества. Партнеры должны быть, например, ознакомлены с результатами деятельности этого предприятия, можно провести опрос или анкетирование на предмет развития сотрудничества и т.п.

Налоговый учет таких затрат возможен при условии, что размер данных расходов не превышает 4% от суммы ФОТ (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, ст. 252 НК РФ, при наличии подтверждающих документов).

Однако, может возникнуть проблема разграничения затрат, произведенных в качестве представительских (затраты на деловых партнеров), и затрат на работников предприятия.

Часть расходов можно учесть в качестве рекламных (например, разработка макета приглашения и их изготовление, съемка видеоролика рекламного характера, раздача рекламной и сувенирной продукции НЕ работникам, а партнерам или потенциальным клиентам).

Для целей налогообложения при исчислении налога на прибыль организаций рекламные расходы подразделяются на нормируемые и ненормируемые (п.4 ст.264 НК РФ). Ненормируемые расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль в полном объеме. Их закрытый перечень приведен в п. 4 ст. 264 НК РФ. Остальные расходы на рекламу являются нормируемыми. Они признаются для целей налогообложения прибыли в размере, не превышающем 1 % выручки от реализации, которая определяется в соответствии со ст. 249 НК РФ.

Как же быть с подарками?

Нельзя учесть в целях налогообложения по налогу на прибыль организаций расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (п. 16 ст. 270 НК РФ). Однако, если подарки вручаются не сотрудникам, а деловым партнерам, в рекламных целях и т.п., да еще и если составлен реестр вручения подарков и сувениров, то данные расходы могут быть признаны экономически целесообразными, в том числе приравняться к представительским.

Необходимо обратить внимание на то, что по закону стоимость подарка бизнес-партнерам не должна превышать 3000 руб., поскольку дарение на бОльшую сумму в отношениях между коммерческими организациями запрещено (пп. 4 п. 1 ст. 575 ГК РФ).

В случае, если предприятие сможет доказать, что затраты (пусть даже в части) являются представительскими и/или рекламными, и заявит по этим затратам НДС к вычету (п.2,7 ст. 171 НК РФ), то необходимо исчислить НДС с безвозмездной реализации таких товаров и услуг (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). По результату отражения таких операций в налоговом учете НДС к уплате будет нулевой.

При этом, вопреки существующему мнению, обязанность по исчислению НДС с безвозмездной реализации товаров, работ, услуг не связана с персонификацией лиц, получивших безвозмездно товары и услуги (в Налоговом кодексе РФ указания на такую персонификацию отсутствуют). Поэтому со стоимости врученных подарков и сувенирной продукции должен быть исчислен НДС. Вычет по НДС при приобретении такой продукции так же может быть заявлен.

Возможен вариант неотражения в книгах покупок и продаж стоимости подарков (поскольку, на первый взгляд, НДС к доплате в бюджет по таким сделкам отсутствует). Однако, налоговым органом может быть доначислен НДС со стоимости безвозмездной реализации и при этом не учтен НДС в вычетах со стоимости приобретения данных товаров. Позиция налоговиков, в данном случае, правомерна, поскольку НДС носит заявительный характер, и до тех пор, пока налогоплательщик сам не заявил вычет по НДС, налоговый орган не имеет законных оснований включить вычеты по НДС при расчете. Таким образом, налогоплательщику придется сдавать уточненную налоговую декларацию по НДС, что дает налоговому органу право провести камеральную проверку по НДС, к тому же, по всем сделкам в уточненном налоговом периоде.

НДФЛ и страховые взносы

Как правило, на праздники сотрудникам готовятся подарки.

Подарок — это доход в натуральной форме, который учитывается при определении налоговой базы по НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ). В соответствии с п. 28 ст. 217 НК РФ освобождает от налогообложения полученные физическими лицами подарки организаций, стоимость которых не превышает 4000 рублей за год. В данном случае, требуется вести персонифицированный учет этих доходов.

В случае, если стоимость подарка превышает 4000 руб. (в этом случае необходим письменный договор дарения — п. 2 ст. 574 ГК РФ) или суммарная стоимость подарков за год конкретному сотруднику превышает стоимость 4000 руб., предприятие признается налоговым агентом (п. 1 ст. 226 НК РФ), но только в отношении суммы превышения, с которой и нужно исчислить налог. Если возможность удержать предприятие НДФЛ отсутствует, то необходимо об этом факте сообщить в налоговый орган (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Позиция с необходимостью исчисления НДФЛ распространяется на ситуацию, если подарки можно будет персонифицировать.

По страховым взносам существует нюанс. С одной стороны, поскольку подарки не являются выплатой дохода физическому лицу в рамках его трудовой деятельности, то стоимость врученных подарков не подлежит включению в расчет страховых взносов. С другой - на практике доказывание данного факта может дойти до суда.

Как не допустить доначисления по НДФЛ и страховым взносам при оплате предприятием развлекательной программы, ресторанного обслуживания, проезда и проживания, например, в клуб-отеле, подарков и др. в ситуации отсутствия возможности персонифицировать расходы по каждому физическому лицу?

В случае отсутствия персонификации расходов предприятия, у налогового органа отсутствует возможность доначисления НДФЛ и страховых взносов по сотрудникам.

Однако, необходимо помнить, что у налогового органа имеется возможность оценить стоимость проживания и/или проезда по каждому физическому лицу (например, стоимость билетов на проезд, стоимость проживания в номере с конкретизацией по каждому конкретному лицу, информацией о чем располагает, например, клуб-отель или гостиница). Поэтому расходы должны быть соразмерны.

Таким образом, при использовании правильной концепции праздничного мероприятия, при грамотном, в том числе документальном, оформлении расходов на его проведение, грамотный бухгалтер имеет возможность учесть все затраты, а также избежит претензий со стороны налоговых органов.

© Компания LA`consulting